En Honduras todas las sociedades mercantiles y comerciantes están en la obligación de llevar un orden de todos los registros de las actividades que realizan en su empresa o establecimiento mercantil, estas actividades deben de plasmarse en libros contables y en libros mercantiles llamados también legales obligatorios.

¿QUE SON LOS LIBROS CONTABLES?

Los libros contables son aquellos que sirven para que las personas jurídicas y los comerciantes individuales pueda llevar una contabilidad ordenada que les permita seguir cronológicamente todas sus operaciones administrativas y mercantiles; dichos libros en nuestra legislación son carácter obligatorio para quien administra una empresa o negocio.

¿QUE SON LOS LIBROS LEGALES OBLIGATORIOS?

Estos libros son obligatorios para todas las sociedades mercantiles. En ellos se plasman todas las decisiones y los acuerdos internos adoptados por los órganos sociales de la empresa. También registran la composición y las variaciones del capital social.

¿CUALES SON LOS LIBROS LEGALES OBLIGATORIOS QUE SE DEBEN DE AUTORIZAR?

Los libros legales obligatorios son los siguientes:

• LIBRO DE ACTAS. En este documento se transcriben los acuerdos a los que llegan las juntas generales ordinarias y especiales o el consejo de administración.
  • Deben contener: la fecha, el lugar, los asistentes, el resumen de los asuntos tratados, los acuerdos adoptados y las firmas de los intervinientes, etc.
• LIBRO REGISTRO DE SOCIOS. Recoge los datos identificatorios de los socios que forman parte de una sociedad de responsabilidad limitada, sus aportaciones y la participación de cada uno en el capital social.
• LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS: Recoge los datos identificatorios de los accionistas que forman parte de una sociedad anónima, sus aportaciones, el valor nominal de cada acción que poseen y la participación de cada uno en el capital social.

¿CUALES SON LOS LIBROS CONTABLES QUE SE DEBEN DE AUTORIZAR?

Los libros contables que se deben de autorizar para llevar la contabilidad son los siguientes:

• LIBRO DIARIO: Es donde se llevan todas las actividades que la empresa o el negocio realiza diariamente, como ser compras, ventas, movimientos bancarios, pagos de préstamos, pagos de planilla, pagos a proveedores, etc.
• LIBRO MAYOR: Es el libro de registro contable en el que se anotan de forma ordenada y cronológica cada una de las cuentas contables de una empresa o negocio, de modo que se pueda saber el saldo restante que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas.
• LIBRO DE INVENTARIO Y VALANCES:

El libro de inventarios y balances es uno de los libros importantes para la empresa o negocio, ya que entrega la realidad exacta de la situación financiera, de acuerdo a los movimientos contables que haya tenido durante el año comercial.

A grandes rasgos, este libro nos detalla los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa.

Se debe de tomar en cuenta revisar el libro mayor y el libro diario, ya que los dos son indispensables para el llenado del libro de inventario y balances.

• LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS:

Es el libro cuyo objetivo principal es registrar todas las compras y gastos que forman parte de la actividad de la empresa o negocio.

• LIBRO AUXILIAR DE VENTAS:

Este libro es utilizado en la contabilidad de las empresas o negocios y en él se anotan todas las operaciones de crédito que respaldan la venta de bienes y servicios que efectúa una empresa o negocio. Así mismo, este registro permite calcular el importe de los impuestos que se deben pagar sobre dichas ventas.

¿DONDE SE AUTORIZAN LOS LIBROS CONTABLES Y LOS LIBROS LEGALES OBLIGATORIOS Y CUAL ES EL FUNDAMENTO?

En Honduras las Municipalidades son las encargadas de la autorización de los libros contables y los libros mercantiles también conocidos como libros legales u obligatorios, estos libros pueden ser llevados de manera digital o en físico como tradicionalmente se a realizado, sin embargo, si se llevaran los libros contables y los libros mercantiles en forma digital, previo a la autorización de la Municipalidad se debe de notificar al Servicio de Administración de Rentas la contabilidad por computadora.

El Código Tributario, decreto 170-2016 en el artículo 63 numeral 2 y 3 de las obligaciones formales de los obligados tributarios, nos dice que: los obligados tributarios deben facilitar las tareas de revisión, verificación, control, fiscalización, investigación, determinación y cobro que realice la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas (SEFIN), la Superintendencia Tributaria Aduanera, la Administración Tributaria o la Administración Aduanera, en el cumplimiento de sus funciones, observando los deberes que les impongan las leyes, los reglamentos y la propia normativa interna. En especial deben: 2) Llevar libros de contabilidad y registros referidos a las actividades y operaciones vinculadas con la tributación en los términos establecidos en el Artículo siguiente y por la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas (SEFIN), la Superintendencia Tributaria Aduanera, la Administración Tributaria o la Administración Aduanera. A los fines del valor probatorio de los registros efectuados, las mismas deben estar respaldadas por los comprobantes de las transacciones realizadas;

3) Conservar los libros contables y registros especiales, documentos y antecedentes de los hechos generadores, archivos electrónicos, programas, subprogramas y demás registros procesados mediante sistemas electrónicos o de computación en forma ordenada y mantenerlos en su domicilio fiscal a disposición inmediata de la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas (SEFIN), la Superintendencia Tributaria Aduanera, la Administración Tributaria o la Administración Aduanera, cuando se lo soliciten o cuando se presenten en su domicilio tributario servidores públicos debidamente acreditados, a efecto de solicitar documentación o información de carácter tributario. Dicha información se debe conservar por un plazo de cinco (5) años para los obligados tributarios inscritos en el Registro Tributario Nacional (RTN) y por un período de siete (7) años para los demás casos;

De acuerdo al artículo 152 inciso c) numeral 1) del reglamento de la Ley de Municipalidades, nos dice: que uno los servicios públicos que las Municipalidades proporcionan a la comunidad, son la autorización de libros contables y otros.

El código de comercio de Honduras nos dice: artículo 430- El comerciante estará obligado a llevar cuenta y razón de todas sus operaciones y tendrá una contabilidad mercantil debidamente organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble. Todo comerciante deberá llevar, al efecto, un Libro de Inventarios y Balances, un Libro Diario, y un Libro Mayor y los demás que sean necesarios para exigencias objetivas o de leyes especiales. Artículo 431-Los libros de fuerza legal serán llevados en lengua castellana. La contravención será penada con multa de doscientos a quinientos lempiras que impondrán los Administradores de Rentas respectivos. Sin embargo, los comerciantes podrán llevar un duplicado, para su interés particular, en el idioma o lengua que deseen. Artículo 432– Los comerciantes llevarán los libros por si mismos o por personas de su nombramiento a quien los lleva, salvo prueba en contrario. Los comerciantes cuyo capital en giro exceda de quince mil lempiras, están en la obligación de llevar sus libros de contabilidad legal por medio de los peritos mercantiles o tenedores de libros titulados y hondureños de nacimiento. Artículo 433– Los libros obligatorios deberán estar empastados y foliados y serán autorizados por el Presidente o el Jefe del Distrito (*) o el Alcalde Municipal del lugar en donde estuviere situado el establecimiento comercial. Se hará constar el número de folios que tuviere el libro y en cada uno de ellos se estampará el sello del organismo correspondiente.

¿COMO SE AUTORIZAN LOS LIBROS CONTABLES Y LOS LIBROS LEGALES OBLIGATORIOS?

Para la Autorización de libros los requisitos pueden variar de acuerdo a la municipalidad donde opera la empresa o negocio; siendo los más comunes, la presentación de los libros foliados, empastados y rotulados, el permiso de operación vigente de la empresa o negocio, constitución y sus reformas si las hubieran, el pago por la autorización de los libros que va de acuerdo al número de hojas, y la notificación del SAR en caso de ser libros contables y que sean llevados en hojas sueltas.

Leonel Zaldívar